Como se hace un Manual

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripciòn de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò mas de ellas. El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, màquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se està realizando o no adecuadamente.

Un manual de procedimientos tiene las siguientes utilidades:

  • Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
  • Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitaciòn del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
  • Sirve para el análisis o revisiòn de los procedimientos de un sistema.
  • Interviene en la consulta de todo el personal que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc.
  • Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.
  • Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.
  • Determina en forma mas sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
  • Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación.
  • Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y còmo deben hacerlo.
  • Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.
  • Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

Pasos para la elaboración de un manual de procedimientos

Los pasos para hacer o elaborar un manual, de manera muy generalizada, para que los adaptes a tus necesidades particulares:

  1. Definir el tema: debes acotar el alcance o profundidad del manual, en el fondo lo que vas a cubrir, para no extralimitarte o hacerlo demasiado breve.
  2. Relacionado con el punto 1, debes visualizar al lector objetivo al cual está dirigido el manual, para adaptar el lenguaje utilizado en el mismo y lo “técnico” de sus párrafos, a este lector o usuario.
  3. Define la estructura, en el fondo los temas a tratar, desde la introducción hasta los últimos consejos (es común una sección de FAQs o trouble-shooting como anexo). Directamente relacionado a esto se encuentra la necesidad de definir el medio de difusión: en las versiones impresas, en general se permiten párrafos más extensos y detallados quen en las guías o manuales en línea, donde deberás ser más conciso y al grano, para evitar esos largos scrolls para bajar la pantalla.
  4. Toma manuales de temas similares, para tomar ideas y afinar la estructura, antes de comenzar.
  5. Redacta el manual, tomando en cuenta todo lo anterior, y luego pásalo a diferente personas que se ajusten a tu público objetivo, a ver si entienden bien el contenido, y toma sus recomendaciones, para elaborar así una versión final.

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