12 reglas de oro del email (Email Etiquette)

En el correo electrónico, al igual que cualquier otra interacción humana, existen una serie de reglas no escritas que se les llamas Etiqueta o código de conducta, de hecho hace un tiempo hablamos sobre la Netiqueta (Código de conducta en Internet) y ahora vamos a ver algunas reglas de oro para el correo electrónico que han creado en Young Entrepreneur.

  1. Bajo ninguna circunstancia reenvíes cadenas

    Una cadena de correo electrónico o uno de esos mensajes llenos de bromas inapropiadas o imágenes son algunas de las cosas más molestas que se pueden recibir por correo electrónico, especialmente cuando son de personas conoces. Amenazar a tus amigos con la posible muerte por no reenviar un mensaje !nunca es una buena idea!, incluso si escribes la frase “normalmente no suelo enviar cadenas, pero…”

  2. Responde a mensajes grupales de correo electrónico debidamente

    Esto suele ser un error de principiante. Hay una gran diferencia entre el botón “Responder” y “Responder a todos“, y es que esto a metido a much gente en serios problemas, cuando eres parte de un mensaje de grupo y vas a responder, elije una respuesta apropiada si vas a reponder a todos, o si vas a responder a alguien en específico no presiones el botón “Responder a todos”.

  3. Escribe las palabras y frases completas en español o inglés

    Las palabras cortas que normalmente se utilizan en SMS, o chats casi nunca son aceptables a través de mensajes de correo electrónico. Si bien términos como “pk” o “tb” te pueden ahorrar la mitad de un segundo en escribir un mensaje, esto te hace ver muy poco profesional e incluso te hacen ver infantil.

  4. No uses el email de la empresa para mensajes personales

    Incluso si tu empresa lo permitite, simplemente no es una buena idea usar el correo de la empresa para uso personal. Muchas grandes empresas espian los mensajes de sus empleados para probar que no filtren los secretos de la empresa o para hacer otro tipo de pruebas. Así que si no quieres que tu jefe se entere de tus planes para el fin de semana tómate un par de minutos extras para enviar todos tus mensajes personales a través de tu propia cuenta personal.

  5. Utiliza loa campos CC y BCC apropiadamente

    Usar estos campos no te ayudan a ahorrar tiempo, pero sí te ayudan a tener una prueba de que has enviado un mensaje y te pueden salvar el pellejo más de una vez. El campo CC o copia al carbón envia una copia de ese mensaje a un tercero, el campo BCC o copia ciega al carbón envía una copia de ese mensaje a un tercero pero en secreto, el campo BCC es más comúnmente utilizado cuando se envía un correo electrónico a un grupo de personas que no se conocen unos a otros, en un esfuerzo por mantener los nombres y direcciones de correo electrónico privados.

  6. Sé cuidadoso con lo que dices

    Esto es para pensar un poco antes de enviar un mensaje, pero ten en cuenta que cada mensaje que envias se guarda en algún lugar de ciberespacio. Esto significa que debes ser muy cuidadoso con lo que dices, piensa en las posibles repercusiones de tus palabras si caen en las manos equivocadas.

  7. Cuida tu actitud

    Es fácil olvidar que hay un ser humano real en el otro extremo de la computadora. Una mala actitud, la ira y la frustración son de alguna manera palpables a través de mensajes de correo electrónico si no tienes cuidado. Tómate tu tiempo para responder un mensaje molesto, y ten cuidado de no decir algo que no quieres decir, o algo que no deberías decir..

  8. No seas un Spammer

    Si todavía no te han hackeado tu cuenta de correo electrónico, es buena idea reforzar tu contraseña y cambiarlas con frecuencia para proteger tu información personal, los hacker suelen utilizar tu cuenta para mandar Spam a tus amigos. A pesar de que esto no es tu culpa, cuando ocurra debes emnviar un mensaje a tus amigos para diculparte y advertir del Spam.

  9. Respeta las leyes

    En estos días ya tenemos ciertas leyes y reglamentos que indican lo que puedes y no puedes enviar, por ejemplo, mensajes a masivos a personas en ciertos países. También debe estar consciente de las políticas de tu empresas sobre el uso de su sistema de correo en la empresa ya que muchas empresas prohiben promover un negocio adicional o una causa personal, por ejemplo te puedes meter realmente en problemas por mandar mensajes en la oficina para anunciar que tu hija está vendiendo galletas con las niñas exploradoras.

  10. Pide aclaraciones

    Si encuentras en mensaje de correo electrónico confuso, o el tono del mensaje es ambiguo, debes pedir una aclaración al remitente. La comunicación efectiva es bastante difícil, pero cuando se quita la interacción humana física y la sutiliza del lenguaje hablado, el significado puede ser muy confuso. Así que haz las preguntas necesarias para aclarar el mensaje, pero no te olvides del tacto.

  11. Elimina el contenido innecesario

    Al responder o reenviar un mensaje nunca está de más eliminar información innecesaria. Si te encuentras en medio de una conversación de correo electrónico siempre que lo desees, puedes eliminar las partes más antiguas de la conversación para ayudar a acelerar el proceso de envío y recepción. Es particularmente amable eliminar ese molesto encabezado en la parte superior al reenviar un mensaje. Esta información es generalmente innecesaria y una monstruosidad visual.

  12. Mantén tu firma simple

    El uso de una firma automática para tus mensajes de correo electrónico es una característica genial y muy recomendada definitivamente. Lo que no se recomienda son las firmas de correo electrónico de 20 líneas de largo. Simplemente, ¡no hay necesidad de esto! La convención dicta que debe llevar normalmente tu nombre, información de contacto básica, la posición y tal vez un enlace al sitio web. Las imágenes de tu adorable cachorro o citas largas de Shakespeare son definitivamente cosas que hay que evitar.

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