Puede ser que no haya ningunas instrucciones específicas para la firma en tus correos electrónicos, cómo por ejemplo la Netiqueta puesto que decir adiós en un correo electrónico es tan difícil de hacer, ¿a poco no? Es incómodo, y a veces es difícil. Bueno, puede que no haya ningunas instrucciones para esas situaciones, pero al menos podemos ofrecerte algunas instrucciones sobre cómo puedes decir adiós en un correo electrónico sin sentirte incómodo.
Una firma de correo electrónico es para todos los efectos, tu «adiós«. No es cuando abrazas a alguien o le das un apretón de manos. No es si como cuando les das tu nombre, o les entregas tu tarjeta de presentación con toda tu información de contacto incluida. Es la forma de impresionar o no.
El correo electrónico ha estado con nosotros durante mucho tiempo. Entonces, ¿cómo hacerlo bien? ¿Cómo se hace una firma sin parecer un tonto o novato, que también ofrezca información suficiente para que la gente sepa quién y qué eres?.
¿Cuál es el propósito de la firma en el correo electrónico?
Hoy en día, el envío por correo electrónico entre personas, que tiene «3 niveles de firma«. ¿Por qué? Bueno, hay tres niveles de relaciones que cubrir:
- Para todo
- Una breve nota a un amigo
- Mensajes de negocios formales a una empresa
Estas tres variaciones son realmente todo lo que necesitas, y el propósito de éstas deberían ser las siguientes:
- Una sonrisa rápida – Esta versión de firma es para correos electrónicos rápidos a amigos o colegas que envías correos electrónicos constantemente, varias veces al día.
- Sonrisa y un apretón de manos – Esta versión de firma va en mensajes de correo electrónico más largos para los compañeros de trabajo, en los que el correo electrónico tiene que ser un poco más formal.
- Un apretón de manos firme y tarjeta de presentación – Esto es para aquellos momentos en los que necesitas escribir un correo electrónico relacionado con un negocio formal y proporcionar a tu título y toda tu información de contacto.
1. Una sonrisa rápida
No siempre se necesita una firma de correo electrónico. Al menos, no siempre necesitas una formal. Esto es igual que cuando estás caminando por un colega en el pasillo. Lo ves varias veces al día. Asistes a las mismas reuniones. ¿realmente necesitas darle la bienvenida en el vestíbulo con un apretón de manos? No, la mayoría de las veces es un rápido «Hola Juan» y una sonrisa y nada más. Cuando estás enviando un correo electrónico de forma rápida a un colega para pedir consejo, ni siquiera necesitas una firma en absoluto. Si sientes la necesidad de «cerrar la sesión», puedes hacer esto, sólo tu nombre precedido de un guión.
No hay necesidad de citas floridas o títulos elaborados. La persona ya sabe lo que eres, y algo más allá que tu nombre sería torpe. Considéralo como una conversación básica.
2. Sonrisa y un apretón de manos
El otro tipo de firma es una especie de híbrido entre la formal y la no formal. La pregunta es, ¿cuando utilizarla?. Estos pueden ser entre colegas que deseen enviar por correo electrónico solicitudes de negocios semi-formales, para las ocasiones en las que no quieres que parezca un juego y quieras que aprecien la importancia del correo electrónico, pero no quieres que se pregunten si en realidad estás siendo amigable. Aquí es donde una firma muy sutil entra en juego. Estas formas son por lo general de menor tamaño y casi imperceptibles en el pie de página del propio correo electrónico. Uno de los mejores métodos para esto es una firma en una línea.
En esta versión, toda la información se divide con un carácter «|» . Esto podría ser tan simple como una dirección o un correo electrónico, números de teléfono , números de celulares o lo que sea. Debe ser breve, incluye sólo un poco de información necesaria, y eso es todo. Incluso he visto a algunas personas hacen de esta firma en una fuente que es más débil que el resto del mensaje de correo, tal vez en gris. Otro enfoque que he notado es unaa muy brevea dos líneas. Básicamente, un nombre y una forma de contacto que podría ser un número de teléfono único o una dirección de correo electrónico.
Obviamente, esto es para los destinatarios que ya saben quien eres, y la empresa en la que trabajas, y tú estás simplemente enviándoles uno de los muchos correos electrónicos. Proporciona la «sensación» de un email amable, pero si la persona tiene que ponerse en contacto contigo.
3. Un apretón de manos formal
Para los momentos en los que estás enviando un correo electrónico a alguien fuera de la empresa, o tal vez estás enviando un correo electrónico a alguien dentro de la empresa acerca de algo oficial que precisa que la conversación sea formal. Es como usar un traje formal, al asistir a una ceremonia de premios para tus colegas. Sí, debes proporcionar información de contacto, como el nombre de tu empresa, sitio web y dirección de correo electrónico, pero no es necesario exagerar. ¿Hay realmente una necesidad de proporcionar cuatro números de teléfono diferentes, incluyendo un fax?
No proporciones demasiada información de contacto todos saben que hay varios métodos para comunicarse contigo, por correo electrónico, teléfono, o incluso a través de un sitio web, no te dejes llevar. Proporcionar una lista de números de teléfono hace que parezca que eres tan móvil que nunca estás en tu oficina y demasiado difícil de contactar.
Otro error común es cuando te conviertes en un promotor de ti mismo. Gente como esta sobrecargua sus firmas de correo electrónico con sus cuentas de redes sociales hasta el punto donde la firma tiene más de 10 líneas de largo y lleno en su mayoría auto-marketing.
Otra forma de dar una impresión terrible es utilizar todo tipo de colores y tipos de letra en la dirección de correo electrónico. Desafortunadamente, muchas personas no tienen idea de cómo hacer coincidir correctamente los colores, y su firma de correo electrónico termina viéndose como algo salido de una fábrica de Willy Wonka.
Esta especie de payaso-firma es poco profesional y a cualquier persona que se lo envíes pensará que no tienes idea de lo que estás haciendo. Por lo tanto evita los colores extravagantes.
Qué puedes hacer bien
Entonces, ¿cómo debe ser una firma de correo electrónico formal, para dar una buena impresión? Solamente debe llevar la información básica requerida, mantener el formato y el estilo simple, y no te excedas con la información.
Aquí está un ejemplo. Éste incluye 4 líneas – nombre, empresa, número de teléfono y dirección de correo electrónico. Eso es todo.
Esta persona utiliza texto sin formato, y usa sólo cuatro líneas, esto hace que sea elegante y profesional.
Tener una firma de correo electrónico perfecta representa lo que eres, lo que haces y cómo ponerse en contacto contigo puedes hacer un poco de ensayo y error, pero una vez que lo hagas bien, se siente bien saber que estás poniendo tu mejor esfuerzo en cada mensaje de correo electrónico que envías.